Электронный документооборот - система, которая подразумевает использование электронных кадровых бумаг на коммерческих и государственных предприятиях. Несмотря на то, что впервые такая система впервые появилась свыше 10 лет назад, только в 2020 году, в год пандемии коронавирусной инфекции, ее стали активно внедрять в организациях. Однако всем, кто планируется отказаться от бумажного документооборота, будет полезным подробнее ознакомиться с требованиями, которые предъявляются к такой документации.
Документы, регламентирующие электронный документооборот
Согласно Федеральному закону №63-ФЗ от 06.04.2011, документы, которые подписываются электронной подписью, считаются полностью равнозначными бумажному аналогу. Наиболее надежным способом подписания таких бумаг считается квалифицированная электронная подпись (сокр. КЭП), поскольку при подписании таким способом не требуется никаких дополнительных соглашений с контрагентом.
С 1 января 2022 года №63-ФЗ внесены изменения, согласно которым с физическим лицом может заключаться трудовой договор с возможностью подписания электронной подписи. Так что сегодня СЭД активно развивается и многие компании уже ощутили все преимущества использования электронного документооборота, который упрощает взаимодействие с официальными бумагами.
Главные требования к электронным документам
В самое ближайшее время будет рассмотрен проект Постановления Правительства о введении и утверждении электронной доверенности, которая также должна упростить работу. Нужно отметить, что если бумажная форма документа является единой и утвержденной, то с электронным документом выглядит все несколько иначе. Каждый участник сделки видит только свою часть документа, указывает реквизиты и подписывает его, после чего документ уже невозможно изменить.
Наиболее жесткие требования предъявляются к счету-фактуре, форма которого утверждена Приказом ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820. Также жесткую форму имеют акты приема, акты расхождения, а также товарные накладные, где в обязательном порядке указываются все необходимые реквизиты и дата сделки. Сфера электронного документооборота включает в себя следующее:
- бухгалтерские и юридические услуги;
- логистика;
- предприятия общественного питания;
- оптовая и розничная торговля;
- фармацевтическая отрасль;
- сфера недвижимости;
- информационные технологии.
Перейдя на электронный документооборот, можно в значительной степени ускорить обращение официальных бумаг, гарантируя при этом конфиденциальность, точность и безопасность использования.
