В последние годы масштабы применения бизнесом облачных решений постоянно растут. Компании инвестируют в автоматизацию и стараются перенести вспомогательные бизнес-процессы в облако с тем, чтобы сэкономить бюджет и трудозатраты. Одной из областей, в которых можно наблюдать значительный рост количества облачных решений, является управление человеческими ресурсами.
Многие компании в мире либо уже используют, либо планируют использовать автоматизированные системы управления персоналом. Некоторые предпочитают строить собственные программные решения. Гиганты рынка, такие как Oracle и IBM, подписывают многомиллионные контракты с большими предприятиями и правительственными организациями. Но это не значит, что на рынке нет места новым удачным решениям.
Специалисты компании Aprirorit работают над проектами разработки программных систем для решения бизнес-задач более 10 лет, и потому мы решили поделиться своим техническим опытом в построении решений для управления кадрами. Эта статья может быть интересна тем, кто занимается подобными проектами или только планирует войти в данную рыночную нишу.
Что из себя представляет облачное решение для управления кадрами?
Системы управления кадрами (Human Resource Management Systems, HRMS) – это программные решения, призванные упростить и автоматизировать работу отдела по работе с персоналом. Такие системы могут решать широкий спектр задач, от найма и обучения до увольнения сотрудников. Облачные решения управления кадрами помогают не только с документированием и организацией данных, но и собирают необходимую статистику, предоставляют инструменты для анализа, упрощают финансовые операции и даже могут предоставлять некоторые опции для сотрудников для самостоятельного взаимодействия с системой кадров. Главной целью таких систем является централизация и организация работ с кадрами, а также экономия средств и времени HR специалистов.
Системы управления персоналом можно условно разделить на три группы в зависимости от их размера:
-
Ключевые HR системы фокусируются на ключевых функциях управления рабочей силой, таких как посещаемость, рабочие расписания и заработная плата.
-
Стратегические HR системы сфокусированы на привлечении и управлении персоналом в разрезе навыков, что в последнее время стали называть управление талантами (talent management).
-
Интегрированные HR системы фокусируются на предоставлении всех необходимых функций для эффективного управления человеческим капиталом (Human Capital Management, HCM). Эти системы помогают в рекрутинге, управлении и удержании персонала, отслеживании производительности, сборе статистики, анализе, социальном взаимодействии и прочем.
Интегрированные HR системы самые крупные и популярные на рынке. Их разрабатывают крупные игроки, такие как Oracle и IBM. Многие такие системы представляют собой большой набор функциональных модулей, которые продаются по отдельности, позволяя купить только те модули, которые необходимы данному предприятию.
Если рассмотреть варианты, в которых поставляются HR системы, облачный формат – не единственный, но на данный момент самый популярный, как среди разработчиков, так и среди клиентов. Облачные решения (Software-as-a-Service, SaaS) предоставляют ряд уникальных преимуществ:
-
Более низкий уровень затрат, как прямых, так и неявных
-
Отсутствие необходимости дополнительного управления и поддержки
-
Надежность и простота использования
-
Быстрое развертывание
-
Автоматические обновления и продуманная схема безопасности
Таким образом, облачная модель поставки на данный момент является очевидно лучшим выбором при разработке и запуске нового решения по управлению персоналом.
Ключевые элементы решения по управлению кадрами
Как ключевые, так и интегрированные системы могут значительно отличаться набором функций и сложностью. Единого рецепта не существует, и тип и количество модулей, которые будет включать ваша система, должны быть продиктованы в первую очередь спецификой вашей целевой аудитории.
Тем не менее, давайте посмотрим на стандартные модули, которые пользователи ожидают увидеть в типичной крупной системе управления персоналом:
- Заработная плата – на данный момент самый важный и широко используемый модуль. Он автоматизирует процедуры начисления заработной платы на основе времени и посещаемости каждого отдельного сотрудника. Этот модуль должен автоматически учитывать налоги, отпуска, больничные и различные надбавки и списания. Функциональность данного модуля может быть расширена с тем, чтобы покрывать все выплаты сотрудникам. Бонусом будет интеграция с основной финансовой системой компании.
- Учет посещения – этот модуль позволяет отслеживать отработанное время для каждого отдельного сотрудника. Он должен предоставлять несколько способов сбора необходимой информации и интегрироваться с другими модулями, такими как модуль расчета заработной платы и модуль аналитики.
- Администрирование льгот и выплат – этот модуль позволяет контролировать и управлять социальными льготами сотрудников, включая страховку и пенсию. Модуль должен предоставлять инструменты для управления, сбора статистики и обработки выплат.
- Наем персонала – этот модуль позволяет обрабатывать списки рекрутинга, помогает в размещении вакансий и обработке резюме. Это также очень популярная и востребованная функция любой HR системы, позволяющая экономить время и ресурсы отдела по работе с персоналом.
- Обучение – назначением этого модуля является управление обучением персонала. Он должен отслеживать производительность и квалификацию сотрудников и позволять создавать и управлять планами индивидуального развития. Модуль должен помогать с составлении расписания обучения, выделении бюджета, и т.д.
- Управление – этот важный модуль помогает специалистам по работе с персоналом в их ежедневном управлении кадрами. Он может хранить личные дела, отслеживать производительность и квалификацию, составлять расписание и закреплять метод выплат сотрудникам и так далее.
- Самообслуживание для сотрудников – популярная современная функция, позволяющая сотрудникам самостоятельно реализовывать многие действия, связанные с управлением кадрами, без привлечения HR специалиста. Сотрудники могут запросить информацию о своем отработанном времени, сумме начисленной заработной платы, поменять свое расписание, и т.п.
- Аналитика – этот модуль позволяет собирать и обрабатывать различную статистику, такую как общая производительность персонала, прогулы, пропуски, отпуска и прочее. Такая информация может поставляться в сравнении с другими наборами данных, а также средними показателями других компаний, для выявления тенденций и потенциальных проблем. Помимо этого статистический модуль может предоставлять возможность генерации надлежащей отчетности по кадрам.
Включив все описанные выше модули, вы сможете создать полнофункциональную, современную HR систему, однако, в конечном итоге это все упирается в бюджет. Маленькому стартапу лучше сфокусироваться на нескольких выбранных модулях, отдельных специфических сегментах рынка, например, облачных решений для рекрутинга. Практика показывает, что компании готовы покупать несколько отдельных модулей, если они удовлетворяют их потребности и вписываются в бюджет.
Технические рекомендации для построения собственной облачной системы управления персоналом
Вне зависимости от того, какие функции вы решили включить в свое решение, необходимо рассмотреть ряд технических аспектов.
С учетом того, сколько на рынке имеется готовых инструментов и вспомогательных модулей, построение облачных систем становится все проще и проще. Однако, это не означает, что программисты без опыта смогут самостоятельно создать программное решение для бизнеса. К сожалению, велика вероятность получить нестабильную систему, полную уязвимостей в плане безопасности, с неудовлетворительной производительностью.
На рынке облачных бизнес-решений удобство работы пользователя – главная часть задачи. Пользователи не станут работать с системой, если она не обладает тем уровнем производительности, организации и интерфейса, который они ожидают встретить в современной системе. Рынок наполнен, и он создает определенные стандарты и минимальные требования к тому опыту, который пользователь получает, взаимодействуя с облачным бизнес-решением. Поэтому, начиная создание облачного решения, следует обратить особое внимание на опыт подобных проектов в активе вашей команды разработчиков.
Специфические технические требования к вашему HR проекту будут зависеть от вашей бизнес-концепции и видения проекта. Тем не менее, есть некоторые общие рекомендации, которые применимы ко всем решениям в этой области:
Основывайте свой дизайн на целостной, надежной архитектуре. Необходимо сразу определиться с набором технологий и архитектурой, которые будут поддерживать расширяемость и требуемый минимальный уровень быстродействия, и в дальнейшем строить ваше решение с учетом этого. Целостная основа вашего решения позволит оптимизировать и быстро внедрять новые функции без необходимости внесения глобальных изменений. Также полезно начинать разработку с учетом мобильности современного пользователя. Лучше будет предоставить пользователям системы возможность доступа и нормальной работы с системой через мобильные устройства, учитывая их важность и популярность в современном мире. Даже если вы не планируете предоставить такие мобильные функции в первых версиях, учесть такую возможность стоит еще на этапе проектирования.
функциональных требований, таких, например, как выбор провайдера инфраструктуры. Выбирая его, следует учесть объем трафика, который планируется в системе, необходимый объем дискового пространства для хранения данных, вычислительные мощности. Необходимо будет сравнить различные предложения от разных поставщиков услуг дата-центров и выбрать тот, который укладывается в ваши требования быстродействия, доступности сервиса, и бюджет.
Уделите внимание безопасности. Компании должны быть уверены в том, что их данные надлежащим образом защищены, даже тогда, когда они переданы SaaS-провайдеру. Ответственность за защиту данных должно брать на себя само решение. Следует шифровать весь трафик и гарантировать, что вся конфиденциальная информация храниться в защищенном формате и предоставляется в рамках безопасного процесса доступа. Управление безопасностью доступа к системе и данным – особая задача. Многие разработчики облачных решений для бизнеса выбирают опцию двухфакторной аутентификации пользователей, с помощью мобильного телефона или даже физического USB-ключа. Стоит еще раз подчеркнуть, что соображения безопасности данных – одна из наиболее важных причин сомнений и тревог бизнес-пользователей. Невыполнение этих требований может привести к потере репутации, бизнеса и даже судебным разбирательствам.
Уделите внимание поддержке. Вам стоит заранее разработать и заблаговременно внедрить систему поддержки вашего решения, в том числе заранее проведя тренинг сотрудников службы поддержки. Эффективная и расторопная служба поддержки решения поможет вашим пользователям значительно сократить затраты на внедрение и обучение работе с системой, что также является важным фактором для бизнеса. Помимо работы с сотрудниками, необходимо внедрить в решение необходимые механизмы для обеспечения поддержки. Это и сбор статистики, и эффективный механизм предоставления персоналу службы поддержки доступа к учетным записям пользователей, чтобы гарантировать помощь и сохранить надлежащий уровень безопасности данных.
Собирайте статистику использования. Такая статистика, равно как и технические логи, поможет не только на этапе исправления ошибок, но и при маркетинговом анализе продукта, выявлении проблем с безопасностью и улучшении взаимодействия с пользователем. Возможность собирать и хранить технические детали и статистику должна быть учтена на ранних этапах разработки решения.
Используйте готовые решения. Хоть разработка облачного решения для процессов управления персоналом может быть долгой и дорогостоящей, есть ряд подходов, позволяющих сократить затраты. Одним из них является интеграция готовых служебных модулей, доступных на рынке. Примерами таких решений являются системы подписки и обработки платежей, сбор статистики, чаты поддержки и другие.
Принимайте во внимание соответствие законодательству. Управление кадрами подпадает под четкие законодательные нормативы и подразумевает документацию, отчетность, системы хранения и сбора данных, отвечающие определенным стандартам. Необходимо учитывать законодательную базу той страны, в которой работают ваши пользователи, и убедится в том, что ваше решение ей соответствует. Для глобально распространяемых решений следует позаботится о локализациях.
Организация своего облачного бизнеса может быть непростой задачей, она требует хорошей организации, знания рынка, эффективного управления бюджетом, ресурсами и техническими требованиями. Описанные выше рекомендации направлены на то, чтобы дать вам несколько подсказок и идей о том, на что стоит обратить внимание.
Заключение
Рынок решений для автоматизации процессов управления кадрами все еще довольно молод, и хоть новые решения появляются довольно часто, ему все еще есть, куда расти. Многие компании только начинают заменять свои старые HR системы, которыми они пользовались годами, и ищут первую очередь простые и удобные решения, которые позволят им сэкономить еще больше времени и усилий, предоставляя улучшенный опыт использования.
Мы надеемся, что информация, приведенная в этой статье, поможет вам в построении собственного облачного решения, и позволит выйти на рынок с эффективным, интересным и конкурентоспособным продуктом.
