Первый шаг - Анализ состояния организации и выбор ПО
Если вы решились на покупку ПО, к примеру, программы для Тату салона, первое, что нужно определить - это список ваших реальных потребностей (если вы уже точно знаете, что хотите - переходите ко второму шагу).
Программное обеспечение - это дорогой актив. Важно внимательно изучить работу Вашей организации, выделить бизнес-процессы с использованием компьютерной техники и уже затем подбирать ПО, наиболее удобно и наименее затратно перекрывающее эти задачи. Также это хороший повод оптимизировать сами бизнес-процессы, часто это позволяет оптимизировать затраты и не только на ПО. Если Вы пропустите этот этап - скорее всего потеряете деньги.
Программное обеспечение - это сложный и обладающий большим количеством функций актив. Выбирая марку и редакцию ПО важно попытаться прогнозировать какие функции вам будут нужны не только в настоящий момент, но и в течение всего запланированного срока его эксплуатации, есть ли у данного ПО возможности для расширения, апгрейда, которые перекроют не только настоящие, но и будущие потребности. Если при покупке ПО вы будете ориентироваться только на текущие задачи - ваше ПО может оказаться в какой-то момент бесполезным, что приведет к незапланированным дополнительным расходам.
Программное обеспечение - это динамичный актив. Периодически обновляются версии, появляются дополнительные функции и исправляются ошибки. Обновляется аппаратное обеспечение (компьютеры и периферия), поддержку которого необходимо обеспечивать. Однажды купленное ПО со временем теряет полезность и актуальность. Изменяются бизнес процессы в компании - соответственно изменяются требования к функциональности ПО. Чтобы избежать обесценивания ПО и оптимизировать затраты по времени необходимо относиться к покупке ПО не как к разовой акции, а как к запланированному процессу, обязательно привязанному к плану развития Вашей организации. Для этого большинство производителей ПО предлагают много разных способов покупок, рассрочек, подписок на обновления и прочих сервисов, которые снижают в долгосрочной перспективе затраты на ПО и снимают риски обесценивания актива. Если вы будете относиться к покупке ПО как к разовому действию - ваши риски и расходы на ПО в долгосрочной перспективе будут больше.
Как вывод: чем вы лучше проанализируете ваше текущее состояние и просчитаете будущие планы - тем правильнее выберете ПО.
Второй шаг - Выбор варианта покупки
После того, как вы определились со списком программных продуктов - второй важный шаг - выбор варианта покупки.
Одно и то же ПО часто можно купить несколькими разными способами:
- Коробочные версии. Все что нужно для работы ПО находится в коробке и не привязано к конкретному компьютеру. Самый дорогой способ покупки ПО, но и самый быстрый. Чаще используется если лицензий нужно мало (обычно до 5 штук), либо они нужны очень срочно. Коробки (если их много) наиболее тяжелы в учете лицензий. Ассортимент ограничен наличием коробок в магазине.
- Покупка ПО вместе с новой компьютерной техникой (ОЕМ версии). Этот вариант относительно недорог, но ПО по этому варианту привязывается к компьютеру, с которым оно куплено. Если компьютер выходит из строя - лицензия пропадает. Ассортимент ПО привязан к ассортименту производителя компьютерной техники.
- Shareware, Try&Buy и т.п. - распространяемые через интернет или через установку на новые компьютеры пробные версии программ. Их допускается устанавливать, пробовать в работе и только потом принимать решение о покупке лицензии. Обычно дешевле коробок, т.к. нет расходов на физические носители, но дороже ОЕМ.
- Программы корпоративного лицензирования. Эти варианты лицензирования предназначены для организаций. Обычно по корпоративным программам продается весь спектр ПО. На них самые выгодные цены. Многие предусматривают разнообразные рассрочки платежа, подписки на обновления и скидки. Корпоративные программы сложнее в оформлении покупки и требуют определенного времени (от недели до месяца, зависит от программы), но проще в последующем учете. Они не облагаются НДС. В большинстве случаев - это лучший способ покупки ПО для организаций. Рекомендуем покупать ПО по программам корпоративного лицензирования, за исключением продуктов, которые нельзя купить по таким программам, например, настольные ОС Microsoft.
На этом этапе вам уже необходимо определиться с поставщиком программного обеспечения, особенно если вы решили его покупать по корпоративным программам. Это важно, т.к.:
- программы лицензирования сложны и вам будет намного проще принимать решения о покупке проконсультировавшись со специалистом;
- имея на руках предложение с ценами на разные варианты лицензирования проще принимать решение.
- многие производители требуют наличие статуса партнера или иной авторизации у поставщиков ПО по корпоративным программам, потому не все вам смогут продать необходимое ПО.
Третий шаг - Оформление покупки и организация учета лицензий
Вариант покупки ПО в виде коробки или ОЕМ-версии прост. Их достаточно купить в магазине или заказать как опцию при покупке техники и не забыть правильно оформить поступление ПО и распределение лицензий по клиентам.
Покупка корпоративных лицензий сложнее. Во многих случаях (например, у Microsoft) между Вами и производителем напрямую заключается контракт в электронной форме, в котором прописываются все права, которые передает вам производитель, ваш поставщик при этом выступает в роли официального посредника. Для заключения этого контракта и последующего отслеживания его состояния, платежей по контракту и прочих вещей, связанных с ПО, рекомендуем с вашей стороны назначить ответственного сотрудника, достаточно технически грамотного, чтобы справится с подписанием контракта в электронной форме, оформлением доступа на специализированный сайт управления лицензиями и работой с ним. Этот процесс подробно документирован, но если вам что-то останется непонятным - вы всегда можете получить консультацию и помощь вашего поставщика.
Полученные лицензии необходимо приказом по предприятию приписать к конкретным компьютерам (если лицензии на устройства) и сотрудникам (если на пользователя), весь необходимый пакет документов, касающийся лицензирования, рекомендуем собрать в одном месте и обязать ответственного сотрудника следить за его полнотой и актуальностью.
