Важным средством внешней и внутренней коммуникации во многих компаниях являются «корпоративные почты». По сути, корпоративная почта – это электронный почтовый ящик, частичный или полный контроль над которым принадлежит компании, а в адресе после @ идёт не стандартное yandex.ru, mail.ru или gmail.com, а специальный выкупленный компанией домен.
Плюсы использования корпоративной почты
Корпоративная почта имеет большое значение для внешней коммуникации компании, построения доверительных отношений с её клиентами и партнёрами.
Так сложилось, что письма с «обычных» электронных почт не вызывают у людей доверия. Совсем другое дело - письмо с почтового ящика с особым доменом! Получатель сразу понимает, откуда ему пишут, лучше его запоминает, а также с меньшей вероятностью сочтёт письмо за подозрительное.
Кроме того, почтовые сервисы автоматически добавляют массовые рассылки с обычных почтовых ящиков в папку «Спам», в отличие от рассылок с почт с особым доменом. Некоторые сервисы для email-рассылок поддерживают работу только с корпоративными почтами.
Однако неоспоримые плюсы использование внутренней почты имеются также и для улучшения взаимодействия между сотрудниками. Так, если разрешение на доступ к неким файлам предоставляется по адресу электронной почты, то останется выдать его всем почтам с корпоративным доменом, предоставив доступ к файлу всем сотрудникам компании разом. Некоторые системы корпоративных почт предлагают упрощённые способы обмена информацией между её участниками, а также встроенную защиту от вирусов и гибкую система антиспама.
Как создать корпоративную почту
Почтовые сервисы
Популярные почтовые сервисы, такие как Яндекс Почта, mail.ru и gmail предоставляют бесплатные услуги по созданию корпоративной почты на основе купленного вами заранее домена.
Они позволяют создать бесконечное количество email-адресов с любыми наименованиями на основе вашего домена; предполагают встроенную антивирусную и антиспам защиту.
Хостинг-провайдер
Некоторые хостинги сайтов предлагают и услуги организации корпоративной почты при покупке домена. Частые плюсы такого метода: мощная персонализация, шифрование содержимого электронных писем, настройка переадресации писем между разными ящиками корпоративной сети, развитые спам-фильтры.
Собственный почтовый сервер
Использование собственного почтового сервера позволит достичь наибольшей независимости от сторонних фирм и компаний. В тоже время, данный способ требует большей технической подготовки, больше усилий.
Так, для работы сервера необходим компьютер (сервер) с установленной операционной системой, пригодной для поднятия сервера: Linux или Windows Server, а также установленными на него специальными программами для управления почтовым сервером. К серверу должен быть проведён стабильный и высокоскоростной интернет, а дискового пространства достаточно для хранения большого количества писем и файлов. Очевидно, что для поддержания всего этого в рабочем состоянии потребуется дополнительный технический специалист, которому придётся платить зарплату.
Взамен вы получаете в полной мере подконтрольную вам корпоративную почту. Вы можете хранить столько информации, на сколько хватит дискового пространства сервера; возможностей к настройке антиспама и переадресации намного больше, чем в других вариантах; резервное копирование всех данных сервера не является проблемой.
Корпоративная почта – важный инструмент для внешней и внутренней коммуникации, а также один из элементов её хорошего имиджа. Выбор конкретного способа должен зависеть только от ваших задач и возможностей, но её наличие - это плюс для любой компании.
