В век расцвета информационных технологий многие крупные предприятия, а также небольшие компании для оптимизации работы сотрудников используют внутренние корпоративные порталы. В отличие от официального сайта, который дает компании возможность общаться с партнерами и заказчиками, где вся информация находится в открытом доступе, внутренний портал создается только для сотрудников данной компании.
Корпоративный портал на первый взгляд схож с обычным веб-сайтом, однако представляет собой более расширенную по функционалу программу. Его возможности значительно шире, чем у обычного сайта. Это настоящий веб-интерфейс, объединяющий в себе возможности социального онлайн сервиса, информационного ресурса и электронного хранилища файлов и документов. Внутренний электронный портал обычно используется только работниками компании, то есть имеет ограниченный доступ.
Внутренний портал позволяет экономить время сотрудников, когда для передачи важной информации им нужно не идти в другое здание предприятия, а достаточно отправить электронный документ. Это очень актуально для крупных организаций (например, банков), которые имеют много подразделений как в пределах одного города, так и в разных городах республики и даже страны. Необходимая информация размещается на корпоративном портале, и все подразделения компании имеют к ней доступ.
Также корпоративный портал дает возможность сообщения и совместной работы сотрудников в любом месте и в любое время, главное – иметь доступ к интернету. Эффективная коммуникация позволяет в максимально короткие сроки передать важные документы коллеге или подчиненным, распределить работу. Сотрудники компании имеют доступ к необходимым документам, архивам.
Портал, имеющий функции, аналогичные социальным сетям, дает возможность общения сотрудников, при этом не отвлекая их от работы в целом, как если бы они сидели в «Одноклассниках» или «Фейсбуке». Помимо чата, в портале может присутствовать фото-галерея и лента новостей.
На корпоративный портал можно загружать всевозможные документы. Это очень важно, так как создается резервная копия важных файлов, которая всегда будет на портале. Зачастую для документооборота на корпоративный портал внедряют специализированную систему Докспейс, основанную на MS SharePoint. Предоставив к файлам доступ нескольким работникам, можно распределить задачи, одновременно редактировать документы, совместно писать отчеты. Таким образом, внутренний корпоративный портал значительно облегчает документооборот.
